Hướng dẫn tác giả (Instructions for Authors): 15 mục cần có ​

Hướng dẫn tác giả (Instructions for Authors, còn gọi Author Guidelines) là trang công khai trên website tạp chí quy định tác giả phải nộp gì, theo định dạng nào và tuân thủ chính sách nào để bản thảo được xét. DOAJ yêu cầu trang này phải truy cập dễ dàng từ trang chủ. Khảo sát của VOJS ngày 19/10/2026 trên 20 trang hướng dẫn của tạp chí Việt Nam trong DOAJ cho thấy: 12 trang gọi tên kiểu trích dẫn, nhưng chỉ 3 trang nêu thời gian xử lý và 0 trang nhắc reporting guideline.

Cập nhật: tháng 10/2026 — Biên soạn bởi đội ngũ VOJS, Metis JSC

Trang hướng dẫn tác giả là gì và ai đọc nó? ​

Trang hướng dẫn tác giả là văn bản vận hành của tạp chí: nó biến Aims & Scope và các chính sách thành việc tác giả phải làm cụ thể ở từng bước nộp bài. Nó khác Aims & Scope (tạp chí đăng gì) và khác danh sách kiểm tra trong hệ thống nộp bài (tác giả tick xác nhận), dù ba thứ này phải khớp nhau.

Có ba nhóm người đọc, mỗi nhóm tìm một thứ khác nhau:

  • Tác giả tìm định dạng, giới hạn độ dài, phí, thời gian và ngưỡng trùng lặp trước khi quyết định nộp.
  • Thẩm định viên DOAJ/Scopus tìm bằng chứng công khai về phản biện, phí, bản quyền và đạo đức.
  • Công cụ tìm kiếm và AI trích nguyên văn các câu trả lời ngắn như "tạp chí này có thu phí không?".

Một phần các bài bị desk rejection vì sai định dạng hay lệch phạm vi có nguyên nhân từ một trang hướng dẫn thiếu hoặc khó tìm, không hẳn do tác giả.

Quy định nào buộc tạp chí phải có trang này? ​

Chỉ DOAJ nêu đích danh "instructions for authors", còn COPE, Scopus và ICMJE đòi các nội dung mà trang này thường là nơi chứa. Bảng dưới tổng hợp từ văn bản gốc, đối chiếu ngày 19/10/2026:

NguồnYêu cầu liên quanNội dung phải nằm ở đâu
DOAJ, Guide to applyingInstructions for authors và aims & scope phải dễ tìm từ trang chủ; nêu rõ loại phản biện, tối thiểu 2 phản biện độc lập mỗi bài; nêu mọi khoản phí (kể cả khi không thu phí); nêu rõ giấy phép và bản quyềnCó thể trên trang riêng, nhưng phải liên kết được
Principles of Transparency and Best Practice (COPE, DOAJ, OASPA, WAME; v4.0, 9/2022)16 nguyên tắc, gồm phản biện, phí tác giả, bản quyền, giấy phép, chính sách xung đột lợi íchWebsite, không buộc một trang
Scopus (CSAB)Mô tả công khai quy trình phản biện; tuyên bố đạo đức xuất bản; tiêu đề và abstract tiếng AnhTiêu chí kỹ thuật, không nêu riêng trang hướng dẫn
ICMJE (cập nhật 1/2026)Mục V mới về AI; mục III.L.2 về quyền truy cập dữ liệu của tác giảTạp chí y sinh nên phản ánh vào hướng dẫn

Theo DOAJ (Guide to applying, truy cập 19/10/2026): "If a journal doesn't have any charges, then this must be stated." Tạp chí miễn phí vẫn phải viết ra câu đó.

Web of Science cũng kiểm tra tuyên bố đạo đức và thông tin tài trợ trong 24 tiêu chí chất lượng; xem lộ trình vào Web of Science và ESCI. Chuẩn đạo đức xem tại bài COPE là gì.

Khảo sát 20 trang hướng dẫn tác giả của tạp chí Việt Nam trong DOAJ ​

Chúng tôi lấy danh sách tạp chí có nhà xuất bản ở Việt Nam từ API công khai của DOAJ (19/10/2026): 26 hồ sơ, tương ứng 21 trang hướng dẫn khác nhau vì 6 tạp chí của một trường dùng chung website. Mỗi hồ sơ có một đường dẫn "author instructions"; chúng tôi mở từng đường dẫn, đọc trang và menu liền kề, rồi tìm từ khóa và đọc lại ngữ cảnh. 20 trang đọc được; 1 trang không truy cập được nên không tính.

Hạng mục trên trang hướng dẫnSố trang có (trên 20)Ghi chú
Gọi tên kiểu trích dẫn12APA 6, IEEE 3, Vancouver 2, Harvard 1
Nhắc hoặc cung cấp file mẫu12Chưa kiểm tra file tải được hay không
Giới hạn độ dài toàn bài8Còn lại chỉ giới hạn abstract hoặc không nêu
Tuyên bố xung đột lợi ích8
Giấy phép Creative Commons nêu tại trang6
Chính sách dữ liệu nghiên cứu4
Chính sách dùng AI4
Thời gian xử lý bài3
Thư gửi biên tập (cover letter)3
Ngưỡng trùng lặp bằng số3Ba mức khác nhau: 20%, 25%, 30%
ORCID2
Phí hoặc "không thu phí" ngay trong nội dung15 trang khác chỉ có liên kết menu sang trang phí
Reporting guideline (CONSORT, PRISMA...)0Kể cả các tạp chí y dược trong mẫu

Giới hạn của phép đo: chính sách có thể nằm ở trang khác của website, và chúng tôi chỉ đếm những gì tác giả nhìn thấy khi mở trang hướng dẫn. Đó cũng là cách tác giả và AI thực sự đọc.

Ba phát hiện đáng chú ý ​

Thông tin tác giả cần nhất lại nằm ở hồ sơ DOAJ, không nằm ở trang hướng dẫn. Cả 26 hồ sơ khai thời gian từ nhận bài đến xuất bản (8–29 tuần, trung vị 12 tuần), nhưng chỉ 3 trong 20 trang hướng dẫn nêu thời gian. Tương tự, 8 hồ sơ khai có APC, trong khi mức phí hiếm khi xuất hiện trên chính trang hướng dẫn.

Ngưỡng trùng lặp không thống nhất. Ba tạp chí nêu ngưỡng bằng số với ba mức khác nhau. Tác giả không biết mức nào áp dụng cho tạp chí tiếp theo, hãy xem Similarity Index bao nhiêu thì bị từ chối.

Đường dẫn trong hồ sơ DOAJ có thể chết. 6 trong 26 đường dẫn "author instructions" (cùng một nhà xuất bản) trả về lỗi 404 ngày 19/10/2026, dù trang hướng dẫn hiện hành vẫn tồn tại ở địa chỉ mới. Website đổi cấu trúc mà hồ sơ DOAJ không được cập nhật là lỗi vận hành phổ biến.

Mục 1–7: Điều kiện nộp và định dạng bản thảo cần ghi gì? ​

Nhóm này giúp tác giả chuẩn bị bản thảo đúng một lần, giảm số lượt trả bài vì lỗi hình thức.

  1. Phạm vi và loại bài nhận. Nhắc lại Aims & Scope trong 2–3 câu và liệt kê loại bài (original research, review, short communication, case report), xem các loại hình bài báo.
  2. Điều kiện nộp. Bài chưa đăng, không gửi đồng thời, quy định về preprint. Xem nộp trùng bài.
  3. Cấu trúc và độ dài. Ghi giới hạn bằng số (từ hoặc trang, có hay không tính tài liệu tham khảo). Cấu trúc theo IMRaD.
  4. Định dạng và file mẫu. Phông, cỡ chữ, lề, số cột, kèm file Word hoặc LaTeX tải được. Một trang chỉ có chữ "mẫu" mà không có liên kết là lỗi thường gặp.
  5. Tiêu đề, abstract, từ khóa song ngữ. Giới hạn từ của abstract, số từ khóa, quy tắc dịch. Scopus yêu cầu tiêu đề và abstract tiếng Anh; xem cách viết abstract.
  6. Kiểu trích dẫn. Gọi tên một kiểu (APA, Vancouver, IEEE) kèm 3 ví dụ: bài báo, sách, tài liệu tiếng Việt.
  7. Hình, bảng, dữ liệu bổ sung. Độ phân giải, định dạng, cách đánh số, nơi đặt phụ lục.

Mục 8–13: Đạo đức, minh bạch và chính sách AI cần ghi gì? ​

Nhóm này là nơi các tạp chí Việt Nam trong khảo sát thiếu nhiều nhất, và cũng là nơi hội đồng thẩm định nhìn kỹ nhất.

  1. Tác giả, thứ tự và đóng góp. Tiêu chí ICMJE, bảng CRediT, tác giả liên hệ; yêu cầu ORCID (chỉ 2/20 trang nhắc).
  2. Xung đột lợi ích và nguồn tài trợ. Mẫu câu tuyên bố, kể cả khi không có xung đột.
  3. Đạo đức nghiên cứu. Khi nào cần chấp thuận của hội đồng đạo đức và informed consent.
  4. Dữ liệu và reporting guideline. Yêu cầu Data Availability Statement và checklist CONSORT, PRISMA, STROBE cho tạp chí y sinh.
  5. Sử dụng AI. Xem phần dưới.
  6. Kiểm tra trùng lặp. Công cụ, ngưỡng, hậu quả khi vượt ngưỡng.

Chính sách AI: mục đang thiếu nhất ​

Chỉ 4/20 trang trong khảo sát có chính sách AI, trong khi các tạp chí hàng đầu thế giới đã có từ lâu (số liệu rà soát tháng 5 và 10/2023).

Theo Ganjavi và cộng sự (BMJ, 2024;384:e077192): 87% trong 100 tạp chí xếp hạng cao có hướng dẫn về AI tạo sinh, nhưng chỉ 24% trong 100 nhà xuất bản lớn nhất; 96% nhà xuất bản và 98% tạp chí có hướng dẫn cấm ghi AI là tác giả.

COPE (13/2/2023) cùng lập trường: công cụ AI không đáp ứng tiêu chí tác giả vì không chịu trách nhiệm được, và tác giả phải công khai đã dùng công cụ nào. ICMJE thêm Mục V về AI trong bản cập nhật 1/2026. Một câu như "công cụ AI không được ghi là tác giả; mọi hỗ trợ AI phải khai trong Methods hoặc Lời cảm ơn" đủ làm điểm khởi đầu; chi tiết tại quy tắc dùng AI viết bài báo.

Mục 14–15: Phản biện, phí và bản quyền cần ghi gì? ​

  1. Phản biện: loại, số vòng, thời gian. DOAJ yêu cầu nêu loại phản biện và tối thiểu 2 phản biện độc lập. Ghi thời gian dự kiến theo mốc (vòng đầu, sửa bài, đăng). Với dữ liệu thật của tòa soạn, xem 12 chỉ số vận hành tòa soạn.
  2. Phí, giấy phép, bản quyền và sau chấp nhận. Viết ba dòng: có thu phí không (mức, thời điểm thu, miễn giảm), giấy phép Creative Commons nào, tác giả giữ hay chuyển bản quyền. Ghi rõ quy trình đọc bông và DOI.

Hồ sơ DOAJ của 26 tạp chí cho thấy mục này đa dạng: 17 tạp chí dùng CC BY-NC, 3 dùng CC BY; 18 tạp chí khai tác giả giữ bản quyền; 8 tạp chí có APC (mức khai từ 40 đến 200 USD hoặc từ 1 đến 2 triệu đồng). Khi hồ sơ DOAJ khai một đằng, trang hướng dẫn nói một nẻo, thẩm định viên coi đó là dấu hiệu quản trị lỏng. Chi tiết về CC BY và bản quyền và phí APC.

Nên tổ chức một trang dài hay nhiều trang con, và thiết lập trên VOJS thế nào? ​

Hai kiểu cùng tồn tại: một trang dài chứa tất cả (từ dưới 400 đến trên 4.000 từ, đã tính cả menu), hoặc trang "cổng" liên kết sang trang con theo giai đoạn (trước khi nộp, chuẩn bị bản thảo, bộ hồ sơ nộp).

Kiểu cổng dễ cập nhật từng phần nhưng đòi hỏi mỗi trang con có địa chỉ ổn định, vì đây là chỗ hồ sơ DOAJ dễ chết đường dẫn; khảo sát bằng cách đọc một trang cũng đánh giá thấp những tạp chí dùng kiểu này. Kiểu một trang dài phù hợp tạp chí nhỏ, miễn có mục lục nhảy (anchor) cho 15 mục.

Sai lầm thường gặp và checklist áp dụng ngay ​

Từ khảo sát và kinh nghiệm triển khai các tạp chí đại học, đây là 6 lỗi lặp lại:

  1. Chỉ có file PDF hướng dẫn tải về, không có văn bản trên web: công cụ tìm kiếm và AI không đọc được.
  2. Hướng dẫn mâu thuẫn danh sách kiểm tra trong hệ thống nộp bài (ví dụ giả định: trang hướng dẫn ghi tối đa 6 trang, biểu mẫu nộp bài ghi 15 trang).
  3. Tài liệu tham khảo mẫu theo một kiểu, yêu cầu ghi theo kiểu khác.
  4. Ghi "theo quy định của tạp chí" mà không nêu quy định nào.
  5. Không ghi ngày hiệu lực nên tác giả không biết đang đọc bản nào.
  6. Quên cập nhật đường dẫn trong hồ sơ DOAJ sau khi đổi website.

Checklist tự kiểm tra trong 20 phút:

  • [ ] Đủ 15 mục, mỗi mục có tiêu đề riêng và neo (anchor)
  • [ ] Có văn bản HTML, không chỉ PDF; có bản tiếng Anh
  • [ ] Giới hạn độ dài ghi bằng số và nói rõ có tính tài liệu tham khảo không
  • [ ] Có liên kết tải file mẫu và liên kết đó còn chạy
  • [ ] Phí ghi rõ, kể cả câu "không thu phí"
  • [ ] Có chính sách AI, dữ liệu và xung đột lợi ích
  • [ ] Ngưỡng trùng lặp ghi bằng số
  • [ ] Thời gian xử lý theo từng mốc
  • [ ] Đường dẫn trong hồ sơ DOAJ khớp trang hiện hành (mở thử bằng cửa sổ ẩn danh)
  • [ ] Có ngày cập nhật cuối cùng

Trong VOJS, quản trị viên soạn nội dung hướng dẫn song ngữ Việt–Anh ở Cài đặt, Quy trình làm việc, tab Gửi bài báo; cùng tab này có danh sách kiểm tra hiển thị cho tác giả ở bước đầu tiên và mục tải tệp mẫu lên hệ thống. Cách làm từng bước tại hướng dẫn thiết lập. Việc đồng bộ ba thứ (hướng dẫn, danh sách kiểm tra, file mẫu) trong cùng một nơi giúp tránh lỗi số 2 ở trên. Xem thêm hệ thống nộp bài trực tuyến và VOJS.

Câu hỏi thường gặp ​

Hướng dẫn tác giả khác Aims & Scope ở điểm nào? ​

Aims & Scope cho biết tạp chí đăng gì, còn hướng dẫn tác giả cho biết phải nộp bài như thế nào. Hai trang phải khớp về loại bài tiếp nhận và ngôn ngữ, nhưng khác mục đích: Aims & Scope giúp tác giả quyết định có nộp hay không, hướng dẫn tác giả giúp tác giả đã quyết định nộp thì nộp đúng. Nếu hai trang nêu hai danh sách loại bài khác nhau, thẩm định viên coi đó là dấu hiệu quản trị thiếu nhất quán.

Scopus có bắt buộc tạp chí phải có trang hướng dẫn tác giả không? ​

Không có yêu cầu riêng về trang này trong bảng tiêu chí lựa chọn của Scopus (kiểm tra ngày 19/10/2026). Scopus yêu cầu mô tả công khai quy trình phản biện, tuyên bố đạo đức xuất bản công khai, và tiêu đề cùng abstract tiếng Anh; các nội dung này thường nằm ở trang hướng dẫn.

Hướng dẫn tác giả nên viết bằng tiếng Việt hay tiếng Anh? ​

Nên có cả hai nếu tạp chí hướng tới DOAJ hoặc Scopus. Thẩm định viên đọc bản tiếng Anh, còn tác giả trong nước thường đọc bản tiếng Việt. Hai bản cần khớp từng mục và cùng ngày cập nhật; lỗi hay gặp là bản tiếng Anh chỉ dịch phần định dạng, bỏ phần chính sách về phí, bản quyền và đạo đức.

Tạp chí không thu phí có phải ghi vào hướng dẫn không? ​

Có. DOAJ yêu cầu nêu rõ khi tạp chí không có khoản phí nào, và Principles of Transparency and Best Practice cũng nói như vậy. Trong khảo sát, chỉ 1/20 trang nêu điều này ngay trong nội dung. Một câu như "Tạp chí không thu phí nộp bài, phí xử lý bài viết hay bất kỳ khoản phí nào khác" là đủ, và nên đặt ở đầu trang để tác giả và công cụ AI trích được ngay.

Có cần chính sách AI nếu tạp chí chưa gặp bài dùng AI? ​

Có, vì tác giả cần biết trước điều gì được phép. COPE (2023) và ICMJE (cập nhật 1/2026) đều có lập trường rõ, và theo Ganjavi và cộng sự (BMJ, 2024), 87% tạp chí xếp hạng cao đã có hướng dẫn về AI tạo sinh. Chính sách tối thiểu gồm hai ý: công cụ AI không được ghi là tác giả, và mọi hỗ trợ AI phải khai báo.

Nên làm gì khi hồ sơ DOAJ trỏ tới trang hướng dẫn đã đổi địa chỉ? ​

Cập nhật ngay đường dẫn trong hồ sơ DOAJ và thiết lập chuyển hướng 301 từ địa chỉ cũ sang địa chỉ mới. Khảo sát cho thấy 6/26 đường dẫn "author instructions" trả lỗi 404 ngày 19/10/2026 dù trang mới vẫn hoạt động. Mỗi lần đổi website, hãy mở lại toàn bộ đường dẫn đã khai (aims & scope, phản biện, phí, giấy phép) để kiểm tra một lượt.

Tóm tắt ​

  • Chỉ DOAJ nêu đích danh trang hướng dẫn tác giả phải dễ tìm từ trang chủ; COPE, Scopus và ICMJE đòi các nội dung trang này thường chứa
  • Khảo sát 20 trang (19/10/2026): 12 gọi tên kiểu trích dẫn, 4 có chính sách AI, 3 nêu thời gian xử lý, 1 nêu phí trong nội dung, 0 nhắc reporting guideline
  • 6/26 đường dẫn "author instructions" trong hồ sơ DOAJ trả lỗi 404
  • 15 mục chia ba nhóm: điều kiện và định dạng, đạo đức và minh bạch, quy trình và quyền
  • Hướng dẫn, danh sách kiểm tra và file mẫu phải khớp nhau; rà soát mỗi năm một lần

Nguồn: DOAJ API và Guide to applying (truy cập 19/10/2026); Principles of Transparency and Best Practice in Scholarly Publishing v4.0, COPE/DOAJ/OASPA/WAME (9/2022); Elsevier, Scopus Content Policy and Selection (truy cập 19/10/2026); ICMJE, Up-dated Recommendations (1/2026); COPE, Authorship and AI tools (13/2/2023); Ganjavi và cộng sự, BMJ 2024;384:e077192. Số liệu khảo sát do VOJS tự thu thập, đối chiếu từ website công khai của các tạp chí, có thể thay đổi theo thời gian. Biên soạn bởi đội ngũ VOJS, Metis JSC.

Bài viết liên quan ​

Cập nhật gần nhất:

Sản phẩm của Công ty Cổ phần Metis.

Copyright © 2020-PRESENT Metis., Jsc