Hướng dẫn quản lý email
Chỉnh sửa chữ ký email
Người có quyền quản lý truy cập vào hệ thống, sau đó chọn Cài đặt, chọn Quy trình làm việc sau đó chọn Emails.
Để chỉnh sửa chữ ký email, người quản lý chọn tab Cài đặt sau đó điền nội dung chữ ký vào và chọn Lưu lại.
Thêm mới mẫu email
Để thêm mới 1 mẫu email, người quản lý chọn tab Mẫu email sau đó chọn Thêm mẫu.
Người quản lý tiến hành cung cấp các thông tin của mẫu email bao gồm:
- Email Key: dùng để tìm kiếm và lưu trữ trên hệ thống, email key cần là duy nhất và chỉ có thể chứa các chữ cái, số và dấu gạch dưới.
- Tiếu đề: Tiêu đề email cả tiếng Anh và tiếng Việt.
- Nội dung: Nội dung chính của email
Người quản lý nên chọn English để có thể nhìn thấy giao diện song ngữ và đồng thời sửa cả nội dung email bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh. Sau khi chỉnh sửa xong, ấn Lưu lại để thay đổi nội dung email.
Phần nội dung của email có thể lấy tự động 1 số thông tin từ bài báo ví dụ như Tiêu đề, Tóm tắt, ID,.... Người quản lý có thể sử dụng các biến có sẵn của hệ thống để các thông tin được lấy tự động.
Thông tin các biến có thể sử dụng như sau:
{$contextName}: Tên tạp chí
{$submissionTitle}: Tiêu đề bài báo
{$listOfAuthor}: Danh sách tác giả
{$reviewerName}: Tên đầy đủ người phản biện
.....
Chỉnh sửa mẫu email
Để chỉnh sửa nội dung email thông báo của Tạp chí, người quản trị đăng nhập vào tài khoản và tại dashboard, chọn Cài đặt => Quy trình làm việc => Emails => Mẫu Email
Người quản lý tìm và chọn nội dung email cần chỉnh sửa => Chọn Chỉnh sửa.
Tại box Chỉnh sửa email admin nên chọn English để có thể nhìn thấy giao diện song ngữ và đồng thời sửa cả nội dung email bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh. Sau khi chỉnh sửa xong, ấn Lưu lại để thay đổi nội dung email theo bản mới.
Xem lịch sử email trên hệ thống
Để kiểm tra lịch sử email đã được gửi, người quản trị đăng nhập vào tài khoản và tại dashboard, chọn Cài đặt => Quy trình làm việc => Emails => Lịch sử Email để chọn email cần kiểm tra.
Chú ý: Trong trường hợp bị lỗi, email gửi bị thất bại, hệ thống sẽ thử gửi lại trong vòng 15 phút và trong 3 lần. Ngoài ra, người quản trị cũng có thể tự chủ động gửi lại mail lỗi.
Trong trường hợp người quản trị cần tìm kiếm một email cụ thể, người quản trị chọn Tìm kiếm để tìm thư theo nội dung, trạng thái của email