Editorial Manager và hệ thống nộp bài trực tuyến là gì? So sánh với OJS và VOJS
Hệ thống nộp bài trực tuyến (online submission system) là phần mềm cho phép tác giả nộp bài báo khoa học, ban biên tập quản lý quy trình xét duyệt và phản biện viên trả lời ý kiến — tất cả qua một nền tảng web duy nhất. Editorial Manager là một trong những hệ thống như vậy, được phát triển bởi Aries Systems và sử dụng rộng rãi tại các nhà xuất bản lớn trên thế giới. Bài viết này so sánh toàn diện các hệ thống phổ biến để giúp tạp chí Việt Nam chọn đúng giải pháp.
Cập nhật: tháng 7/2026 — Biên soạn bởi đội ngũ VOJS, Metis JSC
Hệ thống nộp bài trực tuyến là gì và tại sao tạp chí cần có?
Hệ thống nộp bài trực tuyến (còn gọi là journal management system hoặc submission & peer review system) là nền tảng kỹ thuật số thay thế hoàn toàn quy trình gửi bài qua email hay bản cứng.
Thay vì tác giả đính kèm file vào email và chờ đợi nhiều tuần không biết tiến độ ra sao, hệ thống nộp bài cho phép:
- Tác giả nộp bài, theo dõi trạng thái và nhận phản hồi trực tiếp trên hệ thống.
- Biên tập viên phân công phản biện, gửi nhận xét và ra quyết định trong một giao diện duy nhất.
- Phản biện viên đăng nhập, đọc bản thảo và nộp ý kiến đánh giá mà không cần email qua lại.
- Hệ thống tự động gửi thông báo, nhắc nhở và lưu toàn bộ lịch sử xử lý bài.
"Tạp chí không có hệ thống quản lý bài trực tuyến mất trung bình 30–40% thời gian xử lý vào các tác vụ thủ công như theo dõi email, nhắc nhở phản biện và sắp xếp file." — PKP (Public Knowledge Project), Annual Report 2023
Theo Thông tư 27/2025/TT-BKHCN, tạp chí khoa học Việt Nam bắt buộc phải có hệ thống tiếp nhận bài và quản lý phản biện trực tuyến — điều này đưa việc lựa chọn phần mềm phù hợp trở thành ưu tiên cấp thiết.
Editorial Manager là gì?
Editorial Manager là hệ thống quản lý tạp chí học thuật thương mại do Aries Systems Corporation (Mỹ) phát triển, được Elsevier mua lại vào năm 2017. Đây là hệ thống được sử dụng bởi hàng nghìn tạp chí quốc tế của các nhà xuất bản lớn như Elsevier, Springer, Wiley và Lippincott Williams & Wilkins.
Các tính năng chính của Editorial Manager:
- Nộp bài đa định dạng (PDF, Word, LaTeX)
- Quản lý phản biện nhiều vòng (single-blind, double-blind, open peer review)
- Công cụ tìm kiếm và đề xuất phản biện viên tự động
- Tích hợp iThenticate để kiểm tra đạo văn
- Báo cáo thống kê hiệu suất biên tập
- API kết nối với hệ thống xuất bản downstream (Scopus, PubMed)
Tuy nhiên, Editorial Manager không phải là lựa chọn phù hợp cho phần lớn tạp chí Việt Nam vì chi phí cao (thường từ 10.000–50.000 USD/năm tùy quy mô), giao diện hoàn toàn bằng tiếng Anh và không có đội hỗ trợ tại chỗ.
Các hệ thống nộp bài phổ biến nhất trên thế giới
Ngoài Editorial Manager, thị trường có nhiều hệ thống với các phân khúc và mức giá khác nhau:
ScholarOne Manuscripts (Clarivate)
ScholarOne (trước đây là Manuscript Central) là hệ thống của Clarivate, chủ sở hữu Web of Science. Được sử dụng bởi hơn 3.000 tạp chí thuộc Taylor & Francis, Wiley và các hội khoa học lớn. Chi phí tương đương Editorial Manager — phù hợp với tạp chí quốc tế lớn, không dành cho tạp chí Việt Nam.
OJS — Open Journal Systems (PKP)
OJS (Open Journal Systems) là phần mềm mã nguồn mở miễn phí do Public Knowledge Project (Canada) phát triển. Tính đến 2024, OJS được sử dụng bởi hơn 30.000 tạp chí tại 140+ quốc gia — đây là nền tảng phổ biến nhất thế giới trong phân khúc phi thương mại.
Ưu điểm của OJS: hoàn toàn miễn phí, mã nguồn mở, hỗ trợ đa ngôn ngữ, cộng đồng lớn. Nhược điểm: cần nhân sự kỹ thuật để cài đặt và bảo trì, giao diện tiếng Việt không đầy đủ theo mặc định, và không có hỗ trợ chính thức tại Việt Nam.
VOJS — Vietnam Open Journal System (Metis JSC)
VOJS là phần mềm quản lý tạp chí khoa học do Metis JSC phát triển, được xây dựng dựa trên nền tảng OJS nhưng được Việt hóa và tùy chỉnh hoàn toàn cho bối cảnh Việt Nam. Hiện VOJS đang phục vụ hơn 30 tạp chí khoa học trong nước.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý tạp chí VOJS để xem đầy đủ tính năng và các gói triển khai.
So sánh chi tiết: Editorial Manager vs ScholarOne vs OJS vs VOJS
| Tiêu chí | Editorial Manager | ScholarOne | OJS | VOJS |
|---|---|---|---|---|
| Chi phí hàng năm | 10.000–50.000 USD | 8.000–40.000 USD | Miễn phí | Liên hệ (SaaS VN) |
| Loại phần mềm | Thương mại (SaaS) | Thương mại (SaaS) | Mã nguồn mở | Thương mại (SaaS/On-premise) |
| Ngôn ngữ giao diện | Tiếng Anh | Tiếng Anh | Đa ngôn ngữ | Tiếng Việt đầy đủ |
| Tích hợp Crossref/DOI | Có | Có | Plugin | Tích hợp sẵn |
| Kiểm tra đạo văn | iThenticate (tích hợp) | iThenticate | Plugin | Tích hợp |
| Hỗ trợ tại Việt Nam | Không | Không | Cộng đồng | Đội ngũ VN |
| Thời gian triển khai | 3–6 tháng | 3–6 tháng | 2–6 tháng | 1–3 tháng |
| Phù hợp tạp chí VN | ⭐ | ⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Độ phức tạp kỹ thuật | Cao | Cao | Trung bình | Thấp |
| Tuân thủ TT 27/2025 | Không rõ | Không rõ | Có (cần cấu hình) | Có (sẵn sàng) |
Quy trình nộp bài hoạt động như thế nào trong hệ thống trực tuyến?
Dù dùng Editorial Manager, OJS hay VOJS, quy trình cơ bản đều theo mô hình chung sau. Hiểu rõ quy trình này giúp cả tác giả lẫn ban biên tập sử dụng hệ thống hiệu quả hơn:
Bước 1 — Tác giả nộp bài (Submission)
Tác giả tạo tài khoản, điền thông tin bài báo (tiêu đề, tóm tắt, từ khóa, tác giả liên lạc) và upload file bản thảo. Hệ thống tự động xác nhận nhận bài và gán mã số bài.
Bước 2 — Sàng lọc sơ bộ (Initial Screening)
Biên tập viên phụ trách (Editor-in-Chief hoặc Section Editor) xem xét bài có phù hợp với phạm vi tạp chí không. Nếu không phù hợp, bài bị từ chối ngay (desk rejection) mà không qua phản biện.
Bước 3 — Phân công phản biện (Peer Review Assignment)
Biên tập viên mời ít nhất 2 phản biện viên độc lập. Hệ thống tự động gửi lời mời, nhắc nhở và theo dõi tiến độ. Phản biện viên có thể chấp nhận hoặc từ chối lời mời qua hệ thống.
Bước 4 — Phản biện và quyết định (Review & Decision)
Sau khi nhận đủ ý kiến phản biện, biên tập viên ra quyết định: chấp nhận, yêu cầu chỉnh sửa (minor/major revision) hoặc từ chối. Ý kiến được gửi cho tác giả qua hệ thống.
Bước 5 — Chỉnh sửa và xuất bản (Revision & Publication)
Tác giả nộp lại bản chỉnh sửa kèm bản giải trình (response to reviewers). Sau khi được chấp nhận, bài được chuyển sang giai đoạn biên tập kỹ thuật và xuất bản.
Tham khảo chi tiết hơn tại bài viết Quy trình gửi bài báo khoa học — 7 bước từ A đến Z.
Tại sao tạp chí Việt Nam không nên dùng Editorial Manager?
Câu hỏi này xuất hiện thường xuyên khi ban biên tập tham khảo các tạp chí quốc tế lớn. Có 4 lý do chính:
1. Chi phí không phù hợp với ngân sách tạp chí Việt Nam Hầu hết tạp chí khoa học Việt Nam vận hành với ngân sách eo hẹp, thường từ nguồn tài trợ nhà nước hoặc phí thành viên hội. Chi phí 10.000–50.000 USD/năm cho Editorial Manager là không khả thi.
2. Giao diện hoàn toàn tiếng Anh Không chỉ giao diện quản trị — toàn bộ thông báo tự động gửi cho tác giả và phản biện viên đều bằng tiếng Anh. Điều này tạo rào cản với phần lớn tác giả và phản biện viên Việt Nam.
3. Không có hỗ trợ kỹ thuật tại chỗ Khi có sự cố, tạp chí phải liên hệ qua email hoặc ticket system với đội hỗ trợ quốc tế — múi giờ lệch, phản hồi chậm.
4. Không tối ưu cho tiêu chuẩn Việt Nam Editorial Manager không được cấu hình sẵn cho các yêu cầu đặc thù như báo cáo theo Thông tư 27/2025/TT-BKHCN hay tích hợp với hệ thống HĐCDGSNN.
Làm thế nào để chọn hệ thống nộp bài phù hợp cho tạp chí Việt Nam?
Dưới đây là khung đánh giá 5 tiêu chí giúp ban biên tập ra quyết định:
| Câu hỏi cần trả lời | OJS | VOJS |
|---|---|---|
| Tạp chí có đội kỹ thuật tự vận hành server? | Phù hợp tốt | Không cần (cloud) |
| Cần giao diện tiếng Việt hoàn toàn? | Cần cấu hình thêm | Có sẵn |
| Cần hỗ trợ nhanh khi có sự cố? | Qua cộng đồng | Đội VN trực tiếp |
| Ngân sách hạn chế? | Tốt nhất (miễn phí) | Phù hợp (SaaS VN) |
| Cần tích hợp Crossref/DOI nhanh? | Cần cài plugin | Tích hợp sẵn |
Khuyến nghị của VOJS:
- Tạp chí nhỏ, ngân sách rất hạn chế, có nhân sự kỹ thuật: OJS tự triển khai.
- Tạp chí vừa và lớn, ưu tiên vận hành ổn định, cần hỗ trợ tiếng Việt: VOJS.
- Tạp chí quốc tế lớn, ngân sách không hạn chế: Editorial Manager hoặc ScholarOne.
Câu hỏi thường gặp về hệ thống nộp bài trực tuyến
Editorial Manager có miễn phí không?
Không. Editorial Manager là phần mềm thương mại với chi phí license từ 10.000 USD/năm trở lên. Aries Systems/Elsevier không công bố bảng giá chính thức; chi phí thực tế tùy thuộc vào quy mô tạp chí và gói dịch vụ đàm phán. Đây là lý do phần lớn tạp chí Việt Nam chọn OJS hoặc VOJS.
OJS và VOJS khác nhau như thế nào?
OJS (Open Journal Systems) là nền tảng mã nguồn mở toàn cầu của PKP, hoàn toàn miễn phí nhưng cần tự cài đặt và bảo trì. VOJS được xây dựng dựa trên OJS, bổ sung giao diện tiếng Việt đầy đủ, tích hợp sẵn Crossref, và đi kèm dịch vụ triển khai + hỗ trợ bởi đội ngũ Việt Nam. Xem so sánh chi tiết tại Sản phẩm VOJS.
Tác giả có thể theo dõi tiến độ bài báo không?
Có. Tất cả hệ thống nộp bài hiện đại (Editorial Manager, OJS, VOJS) đều cho phép tác giả đăng nhập và xem trạng thái bài theo thời gian thực: đang sàng lọc, đang phản biện, cần chỉnh sửa, đã chấp nhận, v.v. Đây là một trong những lợi thế lớn nhất so với quy trình email truyền thống.
Hệ thống nộp bài có hỗ trợ phản biện mù (blind peer review) không?
Có. Cả Editorial Manager, OJS và VOJS đều hỗ trợ đầy đủ single-blind (phản biện biết tác giả, tác giả không biết phản biện), double-blind (cả hai ẩn danh) và open peer review (công khai). Cấu hình loại phản biện được thực hiện ở cấp độ tạp chí/section. Tham khảo thêm tại Peer Review là gì?
Mất bao lâu để triển khai một hệ thống nộp bài mới?
Với OJS tự triển khai: 2–6 tháng (tùy kinh nghiệm đội kỹ thuật và khối lượng dữ liệu cần di chuyển). Với VOJS (SaaS): 4–8 tuần cho phiên bản cơ bản, 2–3 tháng cho phiên bản đầy đủ kèm đào tạo và số hóa hồi cố. Editorial Manager / ScholarOne: 3–6 tháng và cần ký hợp đồng với nhà phân phối.
Tóm tắt
- ✅ Editorial Manager và ScholarOne là hệ thống cao cấp cho tạp chí quốc tế lớn — chi phí cao, không phù hợp đa số tạp chí Việt Nam
- ✅ OJS là lựa chọn miễn phí phổ biến nhất thế giới — phù hợp nếu tạp chí có nhân sự kỹ thuật và chấp nhận tự vận hành
- ✅ VOJS là giải pháp tối ưu cho tạp chí Việt Nam — giao diện tiếng Việt, tích hợp sẵn Crossref, đội hỗ trợ trong nước, phù hợp Thông tư 27/2025/TT-BKHCN
- ✅ Bất kể chọn hệ thống nào, quy trình phản biện khoa học vẫn là yếu tố quyết định chất lượng tạp chí
- ✅ Hệ thống nộp bài tốt giúp rút ngắn thời gian xử lý bài và tăng sự hài lòng của tác giả
Về nội dung bài viết
Bài viết được biên soạn bởi đội ngũ VOJS — Metis JSC, dựa trên kinh nghiệm triển khai hệ thống quản lý tạp chí khoa học cho hơn 30 tạp chí tại Việt Nam. Tham chiếu: PKP Annual Report 2023, Aries Systems/Elsevier, Clarivate ScholarOne documentation, Thông tư 27/2025/TT-BKHCN.